Cadouri gravate pentru 50, 100 sau 500 de angajați: cum organizezi comanda fără greșeli

Publicat pe 22 octombrie 2026 · Printăm Nonstop

Ilustrație

Un pix sau un termos gravat cu numele fiecărui coleg e un cadou simplu, dar o comandă pentru 50, 100 sau 500 de oameni are multe piese care se pot încurca: liste trimise în trei variante, nume scrise greșit, departamente amestecate la livrare, colegi noi uitați. Gravura în sine e partea ușoară. Ce urmează e un mod de a organiza comanda astfel încât fiecare om să primească exact cadoul lui, cu numele corect.

Pe scurt

• un singur om din firmă se ocupă de comandă și aprobă;
• alegeți un singur model (sau două, pe niveluri) și îl aprobați pe previzualizare înainte de serie;
• o singură listă de nume, cu coloană pentru departament sau sediu, închisă la o dată fixă;
• spuneți din cerere cum vreți sortate pachetele și la ce adrese ajung;
• păstrați câteva bucăți doar cu logo pentru colegii noi sau pentru invitați.

1. Un singur responsabil

Cele mai multe greșeli apar când lista vine de la HR, corecturile de la fiecare șef de departament, iar aprobarea de la marketing — fiecare cu altă versiune a fișierului. Desemnați o singură persoană care:

• strânge numele de la departamente și ține lista finală;
• ne trimite fișierele și primește previzualizarea;
• aprobă modelul și lista — și doar ea.

Dacă logo-ul trebuie aprobat și de marketing, faceți asta înainte să ne trimiteți comanda, nu după ce a pornit gravura.

2. Un model, aprobat o dată

Alegeți obiectul — pixuri gravate, termosuri, brelocuri sau alt obiect de pe Cadouri gravate — și cum arată gravura: logo-ul pe o parte, numele pe cealaltă, fontul și locul fiecărui element. Dacă vreți două niveluri (de exemplu, un pix pentru toți și un set pentru conducere), stabiliți clar de la început cine primește ce.

Înainte de serie primiți o previzualizare a modelului cu câteva nume reale din listă: unul scurt, unul foarte lung și unul cu diacritice. Așa vedeți dinainte dacă încape cel mai lung nume fără să fie micșorat prea mult. Nu avem cantitate minimă, așa că puteți cere întâi și o bucată de probă, ca să o vedeți în mână. Ce verificați pe previzualizare găsiți în bunul de tipar: ce verifici.

3. Lista de nume — o singură sursă

Lista e inima comenzii. Un tabel (Excel, Google Sheets sau CSV) cu un rând pe persoană și coloane clare:

• numele de gravat — exact cum apare pe obiect, nu cum e în contract;
• departamentul sau echipa — pentru sortare;
• sediul sau adresa de livrare, dacă firma are mai multe locații;
• obiectul sau varianta, dacă nu primește toată lumea același lucru (culoarea pixului, setul).

Câteva lucruri care scapă des la liste mari:

• numele de folosință: „Alex” sau „Alexandru”? Mulți colegi folosesc alt prenume decât cel din acte. Dacă nu știți, întrebați — un mesaj scurt în firmă rezolvă;
• nume identice: doi „Andrei Popescu” în firmă se deosebesc prin departament; fără coloana aceea, pachetele lor se pot inversa;
• rândurile dublate: când lista e lipită din mai multe fișiere, același om apare de două ori. Sortați alfabetic și căutați dublurile înainte să trimiteți;
• o dată de închidere: stabiliți o zi după care lista nu se mai schimbă. Corecturile venite după aprobare încurcă seria și cresc riscul de greșeli.

Cum scrii numele propriu-zis (cât încape, fontul, diacriticele) e explicat în pixul gravat cu nume: ce scrii. Gravura e permanentă: un nume greșit nu se corectează pe aceeași bucată, se gravează alta.

4. Sortarea pe departamente sau sedii

La 200 de pixuri identice ca formă, singurul lucru care le deosebește e numele. Dacă le primiți pe toate într-o cutie, împărțirea pe birouri vă ia o după-amiază. Spuneți-ne din cerere cum vreți grupate și marcate pachetele — pe departament, pe etaj, pe sediu — și stabilim asta în ofertă. Ordinea din tabel contează: dacă lista e deja sortată pe departamente, sortarea la ambalare urmează aceeași ordine.

5. Livrarea pe mai multe adrese

Livrăm prin curier oriunde în țară și în Europa, iar din Otopeni puteți și ridica personal. Pentru firmele cu mai multe sedii sau magazine, trimiteți un al doilea tabel, cu câte un rând pe adresă:

• adresa completă și firma sau punctul de lucru;
• persoana care primește coletul și telefonul ei;
• ce ajunge acolo — departamentul sau numele din lista principală.

Costul livrării pentru fiecare adresă îl primiți în ofertă.

6. Colegii noi și cei uitați

Între ziua în care închideți lista și ziua în care împărțiți cadourile vin aproape mereu oameni noi. Două soluții simple:

• câteva bucăți de rezervă doar cu logo-ul, fără nume — bune și pentru invitați, colaboratori sau un cadou neprevăzut;
• o comandă mică ulterioară, cu același model aprobat: ne trimiteți doar numele noi și gravăm în aceeași zi, la nevoie și noaptea.

Dacă firma angajează des, același model poate deveni cadoul de bun venit al fiecărui coleg nou — vezi kitul de bun venit pentru angajații noi.

7. Datele colegilor

Lista conține date personale, așa că trimiteți doar ce e nevoie pentru gravură și livrare: numele de gravat, departamentul, adresa de livrare. Nu e nevoie de date de identificare, salarii sau alte informații din dosarul de personal. Cum folosim fișierele primite e scris în politica de confidențialitate.

8. Cât durează

Gravura se face în aceeași zi, iar la urgență și noaptea. Pentru o serie mare, termenul îl stabilim în ofertă, în funcție de cantitate și de obiecte. În practică, ce durează cel mai mult e partea din firmă: strângerea listei, verificarea numelor și aprobarea. Începeți cu ele.

Lista de verificare înainte să trimiteți comanda

• o singură persoană de contact, care aprobă;
• logo-ul vectorial, într-o singură culoare — vezi cum ceri logo-ul de la agenție;
• lista finală, fără dubluri, cu numele de folosință și coloana de departament;
• tabelul cu adresele de livrare și persoanele de contact;
• câte bucăți de rezervă doar cu logo;
• cum vreți sortate pachetele.

Comenzile pe firmă — ofertă, factură, plată prin transfer — sunt explicate pe Pentru firme. Când aveți lista și logo-ul, trimiteți fișierele pentru ofertă.